Nos statuts

Loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom : Association pour l’organisation de la scène figuriniste française.

Dont le sigle sera AOSFF.    

Cette association a pour objet l’organisation de manifestations, ainsi que le référencement de tout organisme le souhaitant, dont la connaissance pour le hobby du wargame, et notamment de ses joueurs, pourrait être une information utile.

Et, plus généralement, toutes opérations commerciales, financières, mobilières ou immobilières, se rapportant directement ou indirectement à l'objet social ou susceptibles d'en faciliter l'extension ou le développement, notamment du hobby.

Le siège social est fixé au 600, Chemin des Figons, Domaine de Fontval, 13090 Aix en Provence.

Il pourra être transféré par simple décision du Bureau ;

Une seconde adresse postale pourra être décidée par le Bureau, ceci afin de faciliter la transmission des données importantes entre le président et les organismes extérieurs.           

La durée de l’association est illimitée.

La modification des statuts de l’association n’est possible que par décision du Conseil d’Administration.

L'association se compose de :

• membres d'honneur ;
• membres bienfaiteurs ;
• adhérents ;
• personnes morales adhérentes.

Toute personne voulant adhérer à l’association doit accepter et adhérer aux chartes éthiques les concernant, et certifier d'aucune incompatibilité, du fait d'un éventuel casier judiciaire, avec l'objet et l'éthique de l'association ; ainsi que de s’acquitter du montant de la cotisation.

En cas d'incompatibilité, une demande de dérogation au Bureau par voie écrite pourra être effectuée.

Les mineurs voulant adhérer à l'association devront fournir une autorisation parentale au préalable.

La cotisation se fait pour une période allant du 01 Aout au 31 Juillet de l’année suivante.

Sont adhérents ceux qui ont pris l'engagement de verser pour la période en cours une somme, en euros, fixée chaque année lors de l'assemblée générale ordinaire du Bureau, à titre de cotisation.

Sont membres d'honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l'association et sont nommés par le Conseil d’Administration ; ils sont dispensés de cotisations sur la période de leur nomination.

Sont membres bienfaiteurs, les personnes qui font don d'un quelconque avantage pouvant être considéré comme un apport non négligeable à l'association. Ceux-ci sont désignés par le Conseil d'Administration et peuvent être exonérés de cotisation.

La qualité de membre se perd par :

• La démission
• Le décès
• La radiation d'un adhérent prononcée par les Chambres pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant la chambre décisionnaire par écrit. Toute radiation Membres actifs ou adhérents peut faire l'objet d'un recours par écrit au bureau.
• La radiation d'une personne morale adhérente prononcée par le Bureau pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau par écrit. Toute radiation d'une personne morale adhérente peut faire l'objet d'un recours par écrit au Conseil d'Administration.
• La radiation des membres composant le Bureau par le Conseil d'Administration pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau par écrit. Toute radiation d'un membre composant le Bureau peut faire l'objet d'un recours par écrit au Conseil d'administration.
• La radiation d'un membre composant le Conseil d'Administration par la réunion du Conseil d’Administration et du Bureau pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant ce type de réunion par écrit. La décision devra être adoptée par majorité renforcée de 65% des présents et des représentés, avec un quorum de 75% de la réunion du Bureau et du Conseil d'Administration au minimum.

L’AOSFF peut adhérer à d’autres associations, unions ou regroupements par décision du Conseil d’Administration.

Les ressources de l'association comprennent :

• le montant des droits d'entrée et des cotisations ;
• les subventions de l'Etat, des départements et des communes ;
• toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

L'assemblée générale ordinaire comprend l’ensemble des membres du Bureau ainsi que le représentant de chaque chambre.

Le président du Conseil d'Administration peut participer, et voter, à l’assemblée générale ordinaire.

L'assemblée générale ordinaire se réunit annuellement.     

Au moins trois semaines avant la date fixée, les membres composant l’assemblée générale ordinaire sont convoqués par les soins du secrétaire du Bureau. L'ordre du jour général figure sur les convocations.

Les membres composant l’assemblée générale ordinaire ont dix jours à partir de l’envoi de la convocation pour faire la demande, au secrétaire et ce par écrit, de rajouter d’autres points à l’ordre du jour.

Le président du bureau préside l'assemblée et expose la situation morale et l’activité de l'association. 

Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.

L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres pour la saison à venir.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour, sauf question impérieuse urgente, dont seul le président du bureau et/ou conseil d’administration pourront accorder, de manière discrétionnaire, la réelle urgence impérieuse.       

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés.

Un quorum de 66% des membres composant l’assemblée générale est imposé.

Toutes les délibérations sont prises à scrutin secret.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Si besoin est, ou sur la demande de 50% des membres composants l’assemblée générale ordinaire, le président ou un membre du Conseil d'Administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues au précédent article.

L'assemblée générale ordinaire du conseil d’administration (CA) comprend tous les membres du Conseil d’Administration.

L'assemblée générale ordinaire du Conseil d’Administration se réunit annuellement en amont de l’assemblée générale ordinaire de l’association.             

Au moins trois semaines avant la première date proposée, les membres composant l’assemblée générale ordinaire du Conseil d’Administration sont convoqués par les soins du secrétaire. L'ordre du jour figure sur les convocations ainsi qu’une proposition de deux à trois dates.

Les membres composant l’assemblée générale ordinaire du Conseil d’Administration ont dix jours à partir de l’envoi de la convocation pour faire la demande, au secrétaire et ce par écrit, d'ajouter d’autres points à l’ordre du jour.

Le président du Conseil d’Administration préside l'assemblée. Ce rôle peut être délégué par procuration à un autre membre du Conseil d’Administration ou au Président de l’association.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour, sauf question impérieuse urgente, dont seul le président du CA ou un membre fondateur pourra accorder, de manière discrétionnaire, la réelle urgence impérieuse de cette question.           

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composants l’assemblée générale est imposée.

Toutes les délibérations sont prises à scrutin secret.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Si besoin est, ou sur la demande de 50% membres composants l’assemblée générale du Conseil d’Administration, le président de ce dernier ou un membre du Conseil d'Administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues au précédent article.

Toutefois, la convocation peut être établie dans les 48 heures précédent l’Assemblée Générale Extraordinaire du Conseil d’Administration

Le Conseil d'Administration est initialement composé de membres fondateurs de l'association. Peuvent y accéder d’anciens membres du bureau de l’association ou ancien responsable de chambres. Toute chambre n’ayant pas de représentant siégeant au Conseil d’Administration peut toutefois désigner l’un de ses membres au titre de consultant auprès du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration est dirigé par un président, élu parmi ses membres.

Le Conseil d’Administration est constitué d’un président du Conseil d’Administration, d’un vice-président du Conseil d’Administration, d’un secrétaire du Conseil d’Administration. De plus, sont proposés un siège par chambre de l’association, incluant le bureau.

Le Conseil d'Administration assure le bon fonctionnement de l’association et la probité des membres du Bureau.

Le Conseil d'Administration dispose, pour accomplir ses fonctions, d’un pouvoir d’injonction et d’un devoir de conseil envers le Bureau.

Le Conseil d’Administration se réserve le droit de destituer un adhérent, de manière temporaire ou définitive, par décision écrite et motivée.

Le Conseil d’Administration se réserve un droit de véto sur les décisions stratégiques, organisationnelles et économiques prises en assemblée générale ordinaire. Toute décision de véto devra être exprimée sous forme écrite et motivée.          

En cas de vacance provisoire d’un maximum de six mois, le fonctionnement reste in-modifié.

En cas de vacance définitive, ou de démission, une procédure de remplacement sera mise en œuvre à travers un appel à candidature parmi les personnes éligibles.

Le Conseil d'Administration désignera, à la majorité simple des voix des présents et des représentés, excluant le poste vacant ou le démissionnaire.

Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois tous les ans, sur convocation du président du Conseil d’Administration, ou à la demande du quart de ses membres.           

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composant le Conseil d'Administration est exigé.           

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.          

Le Conseil d’Administration peut déléguer l'un ou plusieurs de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres.

Un membre dont le mandat est suspendu perd, temporairement, ses pouvoirs au sein du Conseil d’Administration et ne fait plus partie du quota définissant le quorum.    

Le Bureau est composé de trois à six personnes adhérentes :

1) Un(e) président(e) ; détermine la politique et les objectifs de l'AOSFF. Le Président du bureau peut exercer son droit de véto sur l’ensemble des décisions prises dans les chambres de l’AOSFF. Le président(e), s’il le souhaite, peut nommer et/ou destituer un(e) président(e) adjoint(e) en charge de l’accompagner dans ses tâches.

2) Un(e) secrétaire ; assure le rôle de communication entre les différents pôles de l'AOSFF, et notamment fait remonter toutes informations susceptibles de nuire à l'AOSFF ou sa réputation. Le secrétaire, s’il le souhaite, peut nommer et/ou destituer un(e) secrétaire adjoint(e) en charge de l’accompagner dans ses tâches.

3) Un(e) trésorier(e) ; a pour objectif de tenir compte de la trésorerie de l'AOSFF, définir si les budgets peuvent être accordés aux Chambres, ainsi que les aides financières annexes que l'AOSFF peut accorder aux lancements de nouvelles associations et projets. Le trésorier, s’il le souhaite, peut nommer et/ou destituer un(e) trésorier(e) adjoint(e) en charge de l’accompagner dans ses tâches.

Toute personne adhérant à l’association peut se présenter aux élections du Bureau.

Un Bureau constitué de trois personnes (Président, Secrétaire, Trésorier) est élu par les adhérents de l’association à la majorité simple. Le Conseil d’Administration aura à charge la validation ou l’invalidation des membres élus dans les 48 heures suivant l’élection. En cas d’invalidation du vote, un nouveau vote sera effectué. En cas de non prononciation du Conseil d’Administration dans le délai imparti, le nouveau bureau élu sera automatiquement approuvé.

Le Bureau assure le bon fonctionnement de l’association et la probité des membres des Chambres. Il détermine les objectifs de l'association.

La création de nouveaux types de chambres peut être mise en place par le bureau qui définit leur niveau de hiérarchie.

En cas de vacances provisoires, d’un maximum de trois mois, le fonctionnement reste in-modifié.

En cas de vacances définitives, ou d'une démission, si la situation l'exige ou si le Bureau le demande, un membre d'un Conseil d'Administration pourra remplacer en tout point les fonctions du poste vacant jusqu'aux prochaines élections.        

Les décisions internes au bureau sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Un quorum de 50% des membres composant le Bureau est exigé. 

Tout membre du bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à deux réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

Aucun mandat n'est cumulable au sein du Bureau.

Le mandat d’un membre du Conseil d’Administration sera suspendu tant qu’il sera sous mandat du Bureau, même en cas de remplacement ou de vacance.

Le Président du bureau peut exercer son droit de véto sur l’ensemble des décisions prises dans les chambres de l’AOSFF.

Deux chambres existent à ce jour au sein de l’AOSFF :

Chambre(s) arbitrale(s)

La chambre arbitrale représentée par l’arbitre principal.

Pour être éligible au poste d'Arbitre Principal, il faut être adhérent et arbitre de niveau deux.

L’arbitre Principal sera élu par les arbitres de niveau deux, pour une période d’un an renouvelable indéfiniment.

Le niveau des arbitres sera défini par le règlement intérieur.

Chambre(s) d’Équipe de France

La chambre de l’Équipe de France est représentée par le capitaine de l’Équipe de France ou par l’un des Sélectionneurs/Coach élu.

Les modalités de sélection du capitaine de l’Équipe de France et des Sélectionneurs/Coachs sont définies par le règlement intérieur.

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du Conseil d’Administration et du Bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat peuvent se voir remboursés tout ou en partie, sur justificatifs, par le trésorier du bureau suite à validation par un membre actif du conseil d’administration. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

Cela étant dit, les aides financières accordées sont soumises à la limite du budget de l’association.

Un règlement intérieur peut être établi par le Bureau de l’association, qui le fait alors approuver par l'assemblée générale du Conseil d’Administration.

Le règlement intérieur peut être modifié à l’initiative du Conseil d’Administration ou de l’un des représentants des chambres de l’AOSFF.

Un membre ou plus du Conseil d’Administration, du Bureau ou un représentant de chambre peut demander une modification du règlement intérieur au Conseil d’Administration, par voie écrite et motivée. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.      

La dissolution peut être voté par le Conseil d'Administration à une majorité renforcée de 75% des voix des présents et des représentés.

Un quorum de 70% des membres composants le Conseil d'Administration est exigé.

En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues précédemment, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l'actif net, s'il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport.

Le rapport et les comptes annuels, tels que définis à l’article 11 (y compris ceux des chambres) sont adressés chaque année au Préfet du département.

L’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisée à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétentes et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements.