Rôle du référent CNIL

Section 4 - Délégué à la protection des données

Article 37 - Désignation du délégué à la protection des données

1. Le responsable du traitement et le sous-traitant désignent en tout état de cause un délégué à la protection des données lorsque:

a) le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public, à l'exception des juridictions agissant dans l'exercice de leur fonction juridictionnelle;

b) les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en des opérations de traitement qui, du fait de leur nature, de leur portée et/ou de leurs finalités, exigent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées; ou

c) les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données visées à l’article 9 ou de données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10.

2. Un groupe d'entreprises peut désigner un seul délégué à la protection des données à condition qu'un délégué à la protection des données soit facilement joignable à partir de chaque lieu d'établissement.
3. Lorsque le responsable du traitement ou le sous-traitant est une autorité publique ou un organisme public, un seul délégué à la protection des données peut être désigné pour plusieurs autorités ou organismes de ce type, compte tenu de leur structure organisationnelle et de leur taille.
4. Dans les cas autres que ceux visés au paragraphe 1, le responsable du traitement ou le sous-traitant ou les associations et autres organismes représentant des catégories de responsables du traitement ou de sous-traitants peuvent désigner ou, si le droit de l'Union ou le droit d'un État membre l'exige, sont tenus de désigner un délégué à la protection des données. Le délégué à la protection des données peut agir pour ces associations et autres organismes représentant des responsables du traitement ou des sous-traitants.
5. Le délégué à la protection des données est désigné sur la base de ses qualités professionnelles et, en particulier, de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données, et de sa capacité à accomplir les missions visées à l'article 39.
6. Le délégué à la protection des données peut être un membre du personnel du responsable du traitement ou du sous-traitant, ou exercer ses missions sur la base d'un contrat de service.
7. Le responsable du traitement ou le sous-traitant publient les coordonnées du délégué à la protection des données et les communiquent à l'autorité de contrôle.

Article 38 - Fonction du délégué à la protection des données

1. Le responsable du traitement et le sous-traitant veillent à ce que le délégué à la protection des données soit associé, d'une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel.
2. Le responsable du traitement et le sous-traitant aident le délégué à la protection des données à exercer les missions visées à l'article 39 en fournissant les ressources nécessaires pour exercer ces missions, ainsi que l'accès aux données à caractère personnel et aux opérations de traitement, et lui permettant d'entretenir ses connaissances spécialisées.
3. Le responsable du traitement et le sous-traitant veillent à ce que le délégué à la protection des données ne reçoive aucune instruction en ce qui concerne l'exercice des missions. Le délégué à la protection des données ne peut être relevé de ses fonctions ou pénalisé par le responsable du traitement ou le sous-traitant pour l'exercice de ses missions. Le délégué à la protection des données fait directement rapport au niveau le plus élevé de la direction du responsable du traitement ou du sous-traitant.
4. Les personnes concernées peuvent prendre contact avec le délégué à la protection des données au sujet de toutes les questions relatives au traitement de leurs données à caractère personnel et à l'exercice des droits que leur confère le présent règlement.
5. Le délégué à la protection des données est soumis au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité en ce qui concerne l'exercice de ses missions, conformément au droit de l'Union ou au droit des États membres.
6. Le délégué à la protection des données peut exécuter d'autres missions et tâches. Le responsable du traitement ou le sous-traitant veillent à ce que ces missions et tâches n'entraînent pas de conflit d'intérêts.

Article 39 - Missions du délégué à la protection des données

1. Les missions du délégué à la protection des données sont au moins les suivantes:

a) informer et conseiller le responsable du traitement ou le sous-traitant ainsi que les employés qui procèdent au traitement sur les obligations qui leur incombent en vertu du présent règlement et d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres en matière de protection des données;

b) contrôler le respect du présent règlement, d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres en matière de protection des données et des règles internes du responsable du traitement ou du sous-traitant en matière de protection des données à caractère personnel, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement, et les audits s'y rapportant;

c) dispenser des conseils, sur demande, en ce qui concerne l'analyse d'impact relative à la protection des données et vérifier l'exécution de celle-ci en vertu de l'article 35;

d) coopérer avec l'autorité de contrôle;

e) faire office de point de contact pour l'autorité de contrôle sur les questions relatives au traitement, y compris la consultation préalable visée à l'article 36, et mener des consultations, le cas échéant, sur tout autre sujet.

2. Le délégué à la protection des données tient dûment compte, dans l'accomplissement de ses missions, du risque associé aux opérations de traitement compte tenu de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement.

Section 5 - Codes de conduite et certification

Article 40 - Codes de conduite

1. Les États membres, les autorités de contrôle, le comité et la Commission encouragent l'élaboration de codes de conduite destinés à contribuer à la bonne application du présent règlement, compte tenu de la spécificité des différents secteurs de traitement et des besoins spécifiques des micro, petites et moyennes entreprises.
2. Les associations et autres organismes représentant des catégories de responsables du traitement ou de sous-traitants peuvent élaborer des codes de conduite, les modifier ou les proroger, aux fins de préciser les modalités d'application du présent règlement, telles que :

a) le traitement loyal et transparent;

b) les intérêts légitimes poursuivis par les responsables du traitement dans des contextes spécifiques;

c) la collecte des données à caractère personnel;

d) la pseudonymisation des données à caractère personnel;

e) les informations communiquées au public et aux personnes concernées;

f) l'exercice des droits des personnes concernées;

g) les informations communiquées aux enfants et la protection dont bénéficient les enfants et la manière d'obtenir le consentement des titulaires de la responsabilité parentale à l'égard de l'enfant;

h) les mesures et les procédures visées aux articles 24 et 25 et les mesures visant à assurer la sécurité du traitement visées à l'article 32;

i) la notification aux autorités de contrôle des violations de données à caractère personnel et la communication de ces violations aux personnes concernées;

j) le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers ou à des organisations internationales; ou

k) les procédures extrajudiciaires et autres procédures de règlement des litiges permettant de résoudre les litiges entre les responsables du traitement et les personnes concernées en ce qui concerne le traitement, sans préjudice des droits des personnes concernées au titre des articles 77 et 79.

3. Outre leur application par les responsables du traitement ou les sous-traitants soumis au présent règlement, les codes de conduite qui sont approuvés en vertu du paragraphe 5 du présent article et qui sont d'application générale en vertu du paragraphe 9 du présent article peuvent aussi être appliqués par des responsables du traitement ou des sous-traitants qui ne sont pas soumis au présent règlement en vertu de l'article 3, afin de fournir des garanties appropriées dans le cadre des transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale dans les conditions visées à l'article 46, paragraphe 2, point e). Ces responsables du traitement ou sous-traitants prennent l'engagement contraignant et doté de force obligatoire au moyen d'instruments contractuels ou d'autres instruments juridiquement contraignants, d'appliquer ces garanties appropriées, y compris en ce qui concerne les droits des personnes concernées.
4. Le code de conduite visé au paragraphe 2 du présent article comprend les mécanismes permettant à l'organisme visé à l'article 41, paragraphe 1, de procéder au contrôle obligatoire du respect de ses dispositions par les responsables du traitement ou les sous-traitants qui s'engagent à l'appliquer, sans préjudice des missions et des pouvoirs de l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55 ou 56.
5. Les associations et autres organismes visés au paragraphe 2 du présent article qui ont l'intention d'élaborer un code de conduite ou de modifier ou proroger un code de conduite existant soumettent le projet de code, la modifications ou la prorogation à l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55. L'autorité de contrôle rend un avis sur la question de savoir si le projet de code, la modification ou la prorogation respecte le présent règlement et approuve ce projet de code, cette modification ou cette prorogation si elle estime qu'il offre des garanties appropriées suffisantes.
6. Lorsque le projet de code, la modification ou la prorogation est approuvé conformément au paragraphe 5, et lorsque le code de conduite concerné ne porte pas sur des activités de traitement menées dans plusieurs États membres, l'autorité de contrôle enregistre et publie le code de conduite.
7. Lorsque le projet de code de conduite concerne des activités de traitement menées dans plusieurs États membres, l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55 soumet le projet de code, la modification ou la prorogation, avant approbation, selon la procédure visée à l'article 63, au comité, qui rend un avis sur la question de savoir si le projet de code, la modification ou la prorogation respecte le présent règlement ou, dans la situation visée au paragraphe 3 du présent article, s'il offre des garanties appropriées.
8. Lorsque l'avis visé au paragraphe 7 confirme que le projet de code, la modification ou la prorogation respecte le présent règlement ou, dans la situation visée au paragraphe 3, offre des garanties appropriées, le comité soumet son avis à la Commission.
9. La Commission peut décider, par voie d'actes d'exécution, que le code de conduite, la modification ou la prorogation approuvés qui lui ont été soumis en vertu du paragraphe 8 du présent article sont d'application générale au sein de l'Union. Ces actes d'exécution sont adoptés en conformité avec la procédure d'examen visée à l'article 93, paragraphe 2.
10. La Commission veille à garantir une publicité appropriée aux codes approuvés dont elle a décidé qu'ils sont d'application générale conformément au paragraphe 9.
11. Le comité consigne dans un registre tous les codes de conduite, les modifications et les prorogations approuvés et les met à la disposition du public par tout moyen approprié.

Article 41 - Suivi des codes de conduite approuvés

1. Sans préjudice des missions et des pouvoirs de l'autorité de contrôle compétente au titre des articles 57 et 58, le contrôle du respect du code de conduite en vertu de l'article 40 peut être effectué par un organisme qui dispose d'un niveau d'expertise approprié au regard de l'objet du code et qui est agréé à cette fin par l'autorité de contrôle compétente.
2. Un organisme visé au paragraphe 1 peut être agréé pour contrôler le respect d'un code de conduite lorsque cet organisme a :

a) démontré, à la satisfaction de l'autorité de contrôle compétente, son indépendance et son expertise au regard de l'objet du code;

b) établi des procédures qui lui permettent d'apprécier si les responsables du traitement et les sous-traitants concernés satisfont aux conditions pour appliquer le code, de contrôler le respect de ses dispositions et d'examiner périodiquement son fonctionnement;

c) établi des procédures et des structures pour traiter les réclamations relatives aux violations du code ou à la manière dont le code a été ou est appliqué par un responsable du traitement ou un sous-traitant, et pour rendre ces procédures et structures transparentes à l'égard des personnes concernées et du public; et

d) démontré, à la satisfaction de l'autorité de contrôle compétente, que ses tâches et ses missions n'entraînent pas de conflit d'intérêts.

3. L’autorité de contrôle compétente soumet le projet d’exigences relatives à l’agrément d’un organisme visé au paragraphe 1 du présent article au comité en application du mécanisme de contrôle de la cohérence visé à l’article 63.
4. Sans préjudice des missions et des pouvoirs de l'autorité de contrôle compétente et des dispositions du chapitre VIII, un organisme visé au paragraphe 1 du présent article prend, sous réserve des garanties appropriées, des mesures appropriées en cas de violation du code par un responsable du traitement ou un sous-traitant, et peut notamment suspendre ou exclure le responsable du traitement ou le sous-traitant concerné de l'application du code. Il informe l'autorité de contrôle compétente de ces mesures et des raisons pour lesquelles elles ont été prises.
5. L’autorité de contrôle compétente révoque l’agrément d’un organisme visé au paragraphe 1 si les exigences relatives à l’agrément ne sont pas ou ne sont plus respectées ou si les mesures prises par l’organisme constituent une violation du présent règlement.
6. Le présent article ne s'applique pas au traitement effectué par les autorités publiques et les organismes publics.

Article 42 - Certification

1. Les États membres, les autorités de contrôle, le comité et la Commission encouragent, en particulier au niveau de l'Union, la mise en place de mécanismes de certification en matière de protection des données ainsi que de labels et de marques en la matière, aux fins de démontrer que les opérations de traitement effectuées par les responsables du traitement et les sous-traitants respectent le présent règlement. Les besoins spécifiques des micro, petites et moyennes entreprises sont pris en considération.
2. Outre l'application par les responsables du traitement ou les sous-traitants soumis au présent règlement, les mécanismes de certification, les labels ou les marques en matière de protection des données approuvés en vertu du paragraphe 5 du présent article peuvent être établis aux fins de démontrer que des responsables du traitement ou des sous-traitants qui ne sont pas soumis au présent règlement en vertu du l'article 3 fournissent des garanties appropriées dans le cadre des transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale dans les conditions visées à l'article 46, paragraphe 2, point f). Ces responsables du traitement ou sous-traitants prennent l'engagement contraignant et exécutoire, au moyen d'instruments contractuels ou d'autres instruments juridiquement contraignants, d'appliquer ces garanties appropriées, y compris en ce qui concerne les droits des personnes concernées.
3. La certification est volontaire et accessible via un processus transparent.
4. Une certification en vertu du présent article ne diminue par la responsabilité du responsable du traitement ou du sous-traitant quant au respect du présent règlement et est sans préjudice des missions et des pouvoirs des autorités de contrôle qui sont compétentes en vertu de l'article 55 ou 56.
5. Une certification en vertu du présent article est délivrée par les organismes de certification visés à l'article 43 ou par l'autorité de contrôle compétente sur la base des critères approuvés par cette autorité de contrôle compétente en application de l'article 58, paragraphe 3, ou par le comité en application de l'article 63. Lorsque les critères sont approuvés par le comité, cela peut donner lieu à une certification commune, le label européen de protection des données.
6. Le responsable du traitement ou le sous-traitant qui soumet son traitement au mécanisme de certification fournit à l'organisme de certification visé à l'article 43 ou, le cas échéant, à l'autorité de contrôle compétente toutes les informations ainsi que l'accès à ses activités de traitement, qui sont nécessaires pour mener la procédure de certification.
7. La certification est délivrée à un responsable du traitement ou à un sous-traitant pour une durée maximale de trois ans et peut être renouvelée dans les mêmes conditions tant que les critères applicables continuent d’être respectés. La certification est retirée, s’il y a lieu, par les organismes de certification visés à l’article 43 ou par l’autorité de contrôle compétente lorsque les critères applicables à la certification ne sont pas ou plus respectés.
8. Le comité consigne dans un registre tous les mécanismes de certification et les labels ou les marques en matière de protection des données et les met à la disposition du public par tout moyen approprié.

Article 43 - Organismes de certification

1. Sans préjudice des missions et des pouvoirs de l'autorité de contrôle compétente au titre des articles 57 et 58, les organismes de certification disposant d'un niveau d'expertise approprié en matière de protection des données délivrent et renouvellent les certifications, après en avoir informé l'autorité de contrôle pour qu'elle puisse exercer au besoin les pouvoirs qui lui sont dévolus en vertu de l'article 58, paragraphe 2, point h). Les États membres veillent à ce que ces organismes de certification soient agréés par une des entités suivantes ou les deux:

a) l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55 ou 56;

b) l'organisme national d'accréditation désigné conformément au règlement (CE) no 765/2008 du Parlement européen et du Conseil (20), conformément à la norme EN-ISO/IEC 17065/2012 et aux exigences supplémentaires établies par l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55 ou 56.

2. Les organismes de certification visés au paragraphe 1 ne sont agréés conformément audit paragraphe que lorsqu'ils ont:

a) démontré, à la satisfaction de l'autorité de contrôle compétente, leur indépendance et leur expertise au regard de l'objet de la certification;

b) pris l'engagement de respecter les critères visés à l'article 42, paragraphe 5, et approuvés par l'autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l'article 55 ou 56 ou par le comité, en vertu de l'article 63;

c) mis en place des procédures en vue de la délivrance, de l'examen périodique et du retrait d'une certification, de labels et de marques en matière de protection des données;

d) établi des procédures et des structures pour traiter les réclamations relatives aux violations de la certification ou à la manière dont la certification a été ou est appliquée par un responsable du traitement ou un sous-traitant, et pour rendre ces procédures et structures transparentes à l'égard des personnes concernées et du public; et

e) démontré, à la satisfaction de l'autorité de contrôle compétente, que leurs tâches et leurs missions n'entraînent pas de conflit d'intérêts.

3.  L’agrément des organismes de certification visés aux paragraphes 1 et 2 du présent article se fait sur la base d’exigences approuvées par l’autorité de contrôle qui est compétente en vertu de l’article 55 ou 56 ou par le comité en vertu de l’article 63. En cas d'agrément en application du paragraphe 1, point b), du présent article, ces exigences complètent celles prévues dans le règlement (CE) no 765/2008 et les règles techniques qui décrivent les méthodes et procédures des organismes de certification.
4. Les organismes de certification visés au paragraphe 1 sont chargés de procéder à l'évaluation appropriée conduisant à la délivrance de la certification ou au retrait de cette certification, sans préjudice de la responsabilité du responsable du traitement ou du sous-traitant en ce qui concerne le respect du présent règlement. L'agrément est délivré pour une durée maximale de cinq ans et peut être renouvelé dans les mêmes conditions tant que l'organisme de certification satisfait aux exigences énoncées au présent article.
5. Les organismes de certification visés au paragraphe 1 communiquent aux autorités de contrôle compétentes les raisons de la délivrance ou du retrait de la certification demandée.
6. Les exigences visées au paragraphe 3 du présent article et les critères visés à l’article 42, paragraphe 5, sont publiés par les autorités de contrôle sous une forme aisément accessible. Les autorités de contrôle transmettent aussi ces exigences et ces critères au comité. Le comité consigne dans un registre tous les mécanismes de certification et les labels en matière de protection des données et les met à la disposition du public par tout moyen approprié.
7. Sans préjudice du chapitre VIII, l'autorité de contrôle compétente ou l'organisme national d'accréditation révoque l'agrément d'un organisme de certification en application du paragraphe 1 du présent article si les conditions d'agrément ne sont pas ou ne sont plus réunies ou si les mesures prises par l'organisme de certification constituent une violation du présent règlement.
8. La Commission est habilitée à adopter des actes délégués en conformité avec l'article 92, aux fins de préciser les exigences à prendre en considération en ce qui concerne les mécanismes de certification en matière de protection des données visés à l'article 42, paragraphe 1.
9. La Commission peut adopter des actes d'exécution visant à fixer des normes techniques pour les mécanismes de certification, les labels et les marques en matière de protection des données, ainsi que les mécanismes aux fins de la promotion et de la reconnaissance de ces mécanismes de certification, labels et marques. Ces actes d'exécution sont adoptés en conformité avec la procédure d'examen visée à l'article 93, paragraphe 2.